Priprava (zagon) projekta – planiranje in organiziranje

S potrjenim (internim) »Naročilom projekta«, projekt preide v drugo fazo – začne se priprava projekta. V omejenem času (rok je običajno tudi naveden v “naročilu”) naj bi ožji projektni tim (manager projekta in nosilci posameznih strokovnih področij) izdelal podroben plan izvedbe projekta in organiziral vse deležnike projekta tako, da bi delo potekalo brez nesporazumov, napak, ipd.

Priprava (zagon) projekta – planiranje in organiziranje

S planiranjem se opredeli “kaj, kdaj in kdo” bo kaj naredil na projektu, s čim (oprema) ter koliko bo to stalo. Večina avtorjev vključuje tudi plan obvladovanja tveganj, plan financiranja, itd. (glej sliko). Pri opredelitvi organiziranja bi najlažje povzel Newel-a (2002) – določitev vlog, pristojnosti in odgovornosti deležnikov projekta ter opredelitev načina poročanja na projektu. Ne smemo pa pozabiti na komuniciranje, prenos informacij in management dokumentacije projekta, kar bi prav tako lahko vključili v organiziranje projekta. Vse dokumente, ki nastanejo v fazi priprave projekta, lahko združimo v enega, ki ga združbe v Sloveniji največkrat poimenujejo elaborat projekta.

Pa še tale misel… Ko razmišljam o tem, kako podrobno pripraviti projekt, se vedno spomnim na trditev, ki sem jo zasledil pred leti v eni knjigi (žal sem pozabil avtorja). Zapisano je bilo nekako takole: »Vrhunski projektni manager (lahko) igra cele dneve golf!« To nekako pomeni, da lahko v primeru idealnega plana manager projekta enkrat tedensko pride samo preverit, če zadeve tečejo po planu. In seveda tečejo, ker je med pripravo projekta s svojim timom izdelal realen plan, jasno razdelil vloge in opredelil razmerja med deležniki, predvidel morebitne zaplete in jih uspel preprečiti… No, to je v današnjem spreminjajočem se času bolj »pravljica«, kot resničnost, kar še ne pomeni, da se dobri managerji ne trudijo čim bolj približati »idealnemu«.

In kot pravi stari slovenski pregovor – dobra priprava je pol narejenega!

Več si preberite še na spodnji povezavi: Akademija PROJEKTNEGA managementa – sistematično usposabljanje projektnih managerjev

Avtor: dr. Aljaž Stare