Pojem “agilno” se vse pogosteje sliši v slovenski poslovni praksi, čeprav ga v različnih branžah različno razumejo in prakticirajo. Največkrat se omenja na področju razvoja informacijskih rešitev, pri izvajanju projektov, omenjajo se agilni zaposleni in tudi agilna podjetja. Čeprav so nekateri agilni pristopi poznani že iz 70-tih ker prejšnjega stoletja, se je agilnost močneje uveljavila z agilnim manifestom na področju razvoja programske opreme v začetku tisočletja. Najbrž je vsak, ki dela na tem področju, že slišal za metodi Scrum in Kanban, najpogosteje uveljavljeni tako doma, kot po svetu. V današnjem prispevku se bomo osredotočili na uporabo agilnih pristopov pri izvajanju projektov, kjer so v tem trenutku tudi sicer najbolj uveljavljeni.
Zagovorniki agilnih pristopov trdijo, da so le-ti uporabni na vseh vrstah projektov, čeprav je globalna raziskava leta 2019 pokazala, da je še vedno skoraj dve tretjini uporabnikov s področja informacijske tehnologije, 12% agilno usmerja poslovanje podjetij (običajno je govora o izbiri in razvoju novih izdelkov in predvsem storitev), 7% uporabnikov je s področja trženja in 5% s področja prodaje, uveljavljajo pa se tudi na področju upravljanja s človeškimi viri (5%).
Seveda ne moremo izključiti njihove uporabe drugje, pri čemer so za izbiro metode pomembni dejavniki, kot so jasna opredelitev ciljev, (ne)rutinska izvedba ter možnost koriščenja delnih rezultatov. Če smo določene tipe projektov v preteklosti že večkrat izvedli, naročnik nam je zelo jasno opredelil cilje, rezultate pa koristimo šele na koncu projekta, potem je vsekakor smiselna uporabi tradicionalnega pristopa (npr. gradnja objekta, razvoj izdelka, projekti s področja inženiringa). V primeru ne povsem dorečenih ciljev, ne-rutinska izvedbe, sploh pa v primeru koriščenja delnih rezultatov, pa se priporoča agilni pristop. Tipično primeri so že omenjeni IT projekti, raziskave, razvoj storitev, trženjske aktivnosti, pa tudi projektiranje objektov.
Ključna razlika v pristopu je ta, da so cilji pri tradicionalnih projektih na začetku zelo podrobno opredeljeni, plan izvedbe pa je natančno izdelan od začetka do konca; cilji agilnega projekta pa se na začetku le grobo opredeli, podrobnejše specifikacije (in plan izvedbe) pa se pripravljajo na začetku vsakega cikla, ki so običajno dolgi 2-4 tedne. V bistvu je agilni projekt razdeljen na večje število »mikro-projektov«, ki se izvajajo dokler naročnik ni zadovoljen z rezultati. Seveda so taki projekti lahko daljši od tradicionalnih, a če predpostavimo, da vsak cikel prinese neko dodano vrednost (uporaba vmesnih rezultatov), potem je tak pristop za naročnika koristen.
Po drugi strani pa zagovorniki trdijo, da so agilni projekti učinkovitejši zaradi odprave nepotrebnega dela – na začetku vsakega cikla naročnik izbere in opredeli tiste cilje, ki so mu v tistem trenutku najpomembnejši, manj pomembni pa se puščajo za kasnejše cikle. V nekem trenutku lahko ugotovi, da so ključni cilji doseženi, kar pa je še ostalo v naboru, pa so malenkosti, ki so se v nekem trenutku zdele koristne, skozi razvoj pa se je izkazalo nasprotno.
Omanimo naj še nekatere zanimive tehnike, ki se uporabljajo v sklopu agilnih metod in ki bi bile mogoče uporabne tudi v klopu tradicionalnih projektov. Specifikacije ciljev se opredeljujejo z uporabniškimi zgodbami, planski poker zagotavlja zanesljivejšo oceno potrebnega dela, za spremljanje napredka nalog in medsebojno pomoč se izvajajo stoječi dnevni 15-minutni sestanki, konec cikla se zaključi z revizijo (ocena ustreznosti in kakovosti rezultatov) in retrospektivo (ocena izvedbe in sodelovanja), oboje pa služi izboljšavam pri izvedbi kasnejših projektov.
Seveda pa obstaja tudi možnost kombiniranja tradicionalnih in agilnih metod, najpogosteje v fazi izvajanja projektov. Namesto natančnega plana vse nalog se na začetku projekta določijo le faze (ki so lahko različno dolge), podrobni plani izvedbe le-teh pa se izdelajo na začetku faz (po Scrum metodi). Za večjo preglednost napredovanja nalog pa se lahko tudi v sklopu tradicionalnih projektov uporablja Kanban tabla.
Avtor:
dr. Aljaž Stare
Ne spreglejte tudi:
Učinkovita kombinacija agilnih, »vitkih« in »klasičnih« metod projektnega managementa – Preizkušeno v dinamičnem in razvijajočem se poslovnem okolju za ustvarjanje dodane vrednosti in dolgoročno pozitivnih učinkov
AGILNO!?
Projekti, zaposleni, podjetja
Sistematično usposabljanje projektnih managerjev:
