Informacijska revolucija v drugi polovici prejšnjega stoletja je, skupaj z tehnološkim napredkom, prinesla tudi organizacijski kaos podjetja in druge organizacije. Po eni strani so – po vzoru najboljših – želeli čim hitreje uvesti informacijske rešitve za učinkovitejše poslovanje, po drugi strani se je programska oprema začela pojavljati tudi v izdelkih in opremi. Neizprosen konkurenčni boj v globalnem okolju je zahteval stalno prilagajanje in spreminjanje.
Kot najprimernejše »orodje« za učinkovito uvajanje sprememb se je izkazal projekti pristop, težava pa je nastala, ko je bilo zaradi težnje k hitremu spreminjanju projektov kar naenkrat preveč. Ljudje, nevajeni projektnega dela, pa so se na različne načine lotili izvedbe, kar je podjetjem povzročilo še dodatne težave. Da bi nekako obvladovali kaos obilice projektov, so se managerji poslužili strateškega managementa, podporo pa so poiskali v projektnih pisarnah.
Raziskava v ameriških podjetjih leta 1999 je pokazala, da je več kot 85% projektnih pisarn mlajših od treh let, podobno je bilo tudi v Sloveniji. Prisotnost in naloge slovenskih projektih pisarn smo raziskovali leta 2006 in 2020, pri čemer je leta 2006 imelo projektno pisarno 52 od 137 v raziskavo vključenih organizacij (38%), lani pa je bil ta odstotek občutno višji – 53% (122 od 231 anketiranih).
Najpogosteje se projektne pisarne pojavljajo v štirih oblikah – osnovna oblika je administrativna, ki lahko predstavlja podporo le enemu (večjemu) projektu in se lahko tudi ukine z zaključkom tega projekta. Ostale tri oblike so stalne in opravljajo občutno več nalog. Najpogosteje se pisarna pojavlja v obliki »centra projektne odličnosti«, ki lahko skrbi za razvoj in uveljavljanje »hišne« projektne metodologije, usposabljanje projektnih managerjev in svetovanje, kadrovanje, vzdrževanje baze znanja in prenos izkušenj, ter nadzor projektov. Še večjo vlogo igra managerska projektna pisarna, v kateri so zaposleni »profesionalni« managerji projektov, najvišjo raven pa predstavlja strateška projekta pisarna. Posebna oblika, ki pa se pojavlja v zadnjih letih, pa je »EU projektna pisarna«, ki se ukvarja predvsem s pripravo dokumentacije projektov za pridobivanje nepovratnih sredstev.
Sicer smo v virih našli preko 80 različnih nalog, ki jih lahko po prej omenjenih področjih opravljajo projektne pisarne, izbor le-eh pa v podjetjih opredelijo na podlagi potreb vodstva in managerjev projektov. Lanska raziskava je pokazala, da so najpogostejše funkcije v slovenskih projektnih pisarnah administrativna podpora projektom (to izvaja 86% pisarn), nadzor projektov (73%), svetovanje pri pripravi in izvedbi projektov (70%), koordiniranje / management projektov (68%), razvoj in uvajanje projektne metodologije (64%) ter analize zaključenih projektov (59%). Več kot polovica jih skrbi za projektni informacijski sistem, izobražuje in mentorira projektne managerje, poroča o obremenitvi ljudi na projektih ter vzdržuje baze preteklih projektov.
Poglejmo še kadrovsko strukturo naših projektnih pisarn: v 44% pisarn imajo vodje le-teh naziv (vlogo) skrbnika oz. direktorja projektov, 70% pisarn zaposluje managerje, vodje oz. koordinatorje projektov, 59% pa ima zaposlene administratorje projektov. Dobra četrtina pa vključuje tudi skrbnika projektnega informacijskega sistema.
Avtor:
dr. Aljaž Stare
Sistematično usposabljanje projektnih managerjev:
