V sodobnem poslovnem sporočanju je t.i. elektronska pošta sestavni del vsakdana v vseh delovnih okoljih.
Tudi pri netiketi (omrežnem bontonu) veljajo – tako kot splošno na področju poslovnega bontona – pravila obnašanja in načela, ki jih moramo spoštovati.
6 načel, ki jih moramo upoštevati pri netiketi:
- Natančnost
Pri pisanju različnih podatkov (zneski, datumi, čas in kraj dogodka) bodimo zelo natančni. Zelo nerodno je namreč, če nas prejemnik sporočila popravlja ali sprašuje o nečem, kar bi mu morali napisati že ob prvem stiku.
2. Verodostojnost
Pri pisanju bodimo verodostojni, kar je sicer povezano tudi z natančnostjo. Pišimo le o tistem, kar dobro poznamo. Pri tem ne prirejajmo podatkov, pišimo razumljivo. Podatki morajo biti preverljivi. Tudi s tem si ustvarimo ugled pri poslovnem partnerju oziroma stranki.
3. Vljudnost
Visoka stopnja vljudnosti izraža naše poznavanje bontona in odnos do družbe, posameznikov in delovnega okolja, v katerem smo. Prijazen nagovor, ki se nadaljuje v vljudno osrednje sporočilo in konča z ustreznim pozdravom, bi morali pisati v vseh pisnih okoliščinah ne glede na naš odnos do naslovnika. To pa pomeni, da tudi pri internem dopisovanju (npr. sporočilo sodelavcu), ki je bolj subjektivno, prav tako upoštevamo pravila bontona. Torej ne ukazujemo, ne žalimo in ne uporabljamo nespodobnih izrazov. Uporabljamo ˝časrobni besedi˝ hvala in prosim. Ko npr. zaprosimo pri internem ali zunanjem komuniciranju po elektronski pošti za določen podatek, pojasnilo …, se po prejetju zahvalimo vsaj z besedico hvala. To nam ne vzame veliko časa, veliko pa pove o našem značaju, poznavanju bontona in poslovni (ne)odličnosti.
4. Objektivnost
V sporočilih poslovnim partnerjem ni prostora za sentimentalizem in neformalni način sporočanja. To pomeni, da pri resnem poslovnem komuniciranju ne naslavljamo naslovnika z Dragi, Ljubi, prav tako ne uporabljamo pomanjševalnic in ne ˝lepimo˝ zraven besedila srčkov, smeškov …
5. Pravočasnost
Na prispelo elektronsko pošto odgovorimo čim prej, najkasneje pa v 24 urah. Če sporočilo zahteva daljši vsebinski odgovor, ki je celovitejši ali pa trenutno nimamo časa zanj, vsaj s kratkim odzivnim sporočilom povejmo naslovniku, da mu bomo odgovorili v najkrajšem možnem času. Čeprav je morda sporočevalec vključil pri pošiljanju možnost videnja, ali smo prebrali sporočilo, to ni dovolj. Moramo se pisno odzvati.
6. Profesionalnost
Do prejemnika sporočila ohranjamo profesionalni odnos ne glede na najin medsebojni odnos, morebitno jezo, zamere ali karkoli drugega, kar ni povezano z delom, ampak se dogaja na najini osebni ravni. Zato smo osredinjeni na vsebino in namen sporočila, ki ga ustvarjamo. Ohranjati profesionalni odnos v vseh okoliščinah je ena najvišjih stopenj samonadzora in obvaldovanja komunikacijskih veščin.
Seveda pa vse, kar smo napisali, še enkrat preverimo, preden pošljemo tipko ˝pošlji˝
Avtorica:
Irena Potočar Papež
Vir: Jezikovna odličnost, knjiga avtorice Irene Potočar Papež
Ne spreglejte tudi:
eBONTON od A do Ž – Pravila in priporočila obnašanja in komuniciranja na spletnih sestankih, konferencah, seminarjih, …
